Kualitas selalu menjadi prioritas utama meskipun perusahaan harus mengejar target dan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Perusahaan perlu menerapkan manajemen kualitas dalam seluruh aspeknya. Manajemen kualitas tidak hanya membawa nilai tambah pada perusahaan, tetapi berdampak besar pada kesetiaan pelanggan pula.
Pluxee akan mengulas seluk-beluk manajemen kualitas dan tahapan penerapannya dalam perusahaan. Simak artikel ini supaya Anda lebih memahami tentang manajemen kualitas.
Apa Itu Manajemen Kualitas?
Pengertian manajemen kualitas adalah kegiatan manajemen dalam perusahaan yang bertujuan untuk mempertahankan setiap tingkat kualitas yang diinginkan. Perusahaan tidak hanya menjaga kualitas produk, tetapi aspek lain secara keseluruhan seperti pelayanan, karyawan, hingga kualitas perusahaan di mata konsumen.
Ada tiga manfaat dari penerapan manajemen kualitas dalam perusahaan. Pertama, perusahaan bisa meraih konsistensi dalam melakukan setiap kegiatan operasional, khususnya proses produksi. Kedua, manajemen kualitas bisa meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Terakhir, manajemen kualitas juga memastikan seluruh sumber daya perusahaan digunakan secara optimal.
Apa Saja Prinsip Manajemen Kualitas?
Manajemen kualitas terdiri dari tujuh prinsip dalam pelaksanaannya. Berikut penjelasan mengenai tujuh prinsipnya.
1. Fokus pada Pelanggan
Perusahaan harus memahami kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Manajemen kualitas berusaha menghasilkan produk dengan mutu yang diharapkan oleh pelanggan demi menjaga loyalitas mereka.
2. Kepemimpinan
Kualitas karyawan yang baik berasal dari kepemimpinan yang bagus dalam membuat dan menjalankan kebijakan mutu perusahaan. Pimpinan dan atasan harus bisa menciptakan lingkungan kerja yang kondusif supaya karyawan saling terlibat penuh untuk mencapai tujuan atau visi perusahaan.
3. Keterlibatan Karyawan
Perusahaan tidak bisa beroperasi apabila tidak memiliki sumber daya manusia yang terampil di bidang pekerjaannya. Setiap karyawan harus bekerja sesuai tanggung jawab dan kemampuan mereka agar perusahaan bisa menghasilkan mutu yang baik di mata konsumen.
4. Pendekatan Proses
Perusahaan bisa mencapai target atau hasil yang ingin dicapai apabila memiliki proses yang sistematis. Seluruh aktivitas dan sumber daya akan dikelola dalam proses yang ditetapkan oleh perusahaan. Proses berguna untuk mengubah input menjadi output yang lebih terukur melalui sejumlah langkah yang saling berurutan.
5. Pendekatan Manajemen
Kualitas perusahaan akan meningkat apabila menerapkan pendekatan berbasis manajemen. Pendekatan ini meliputi proses identifikasi, pemahaman, dan pengelolaan seluruh proses yang saling berkaitan. Manajemen mutu yang baik berguna untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuannya.
6. Perbaikan Secara Terus-Menerus
Perbaikan atau evaluasi mutu perusahaan harus diterapkan secara terus-menerus agar kualitas perusahaan makin bertambah dan kepuasan pelanggan pun akan meningkat. Perusahaan dapat mencapai tujuan atau visi dengan efektif apabila melakukan evaluasi dan memperbaiki kesalahan dalam prosesnya.
7. Pengambilan Keputusan berdasarkan Fakta
Perusahaan harus membuat keputusan berdasarkan data, informasi, dan fakta untuk menghasilkan solusi yang efisien. Informasi atau fakta dapat membantu perusahaan dalam menelusuri akar masalah dan menyelesaikannya dengan baik.
Apa Saja Kriteria Manajemen Kualitas?
Manajemen kualitas yang baik tentu memenuhi beberapa kriteria yang telah ditetapkan dalam perusahaan. Ada sembilan kriteria penting dalam manajemen kualitas, yaitu:
- Kinerja (performance): karakteristik utama dari produk.
- Fitur (features): karakteristik tambahan dari produk tersebut.
- Keandalan (reliability): kemungkinan kegagalan dalam penggunaan produk.
- Kesesuaian (conformance): desain dan operasi produk telah memenuhi standar yang telah ditetapkan.
- Daya tahan (durability): usia teknis atau usia ekonomis suatu produk.
- Pelayanan (serviceability): kompetensi, kenyamanan, dan kecepatan dalam menangani keluhan pelanggan.
- Estetika (aesthetics): daya tarik visual sebuah produk.
- Perceived Quality: reputasi produk di mata pelanggan serta tanggung jawab perusahaan terhadap produk tersebut.
Apa Saja Tujuan Manajemen Kualitas?
- Manajemen kualitas tentu memiliki serangkaian tujuan yang harus dicapai oleh perusahaan. Tujuan tersebut terdiri dari:
- Menetapkan visi dan standar kerja yang harus dipenuhi oleh karyawan
- Meningkatkan semangat dan motivasi kerja dalam perusahaan
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan klien terhadap produk yang dihasilkan oleh perusahaan
- Menghadirkan inovasi atau pengembangan dalam perusahaan melalui peningkatan kualitas
Apa Saja Komponen Utama dalam Manajemen Kualitas?
Terdapat beberapa komponen utama yang perlu Anda ketahui dalam manajemen kualitas. Berikut ini adalah diantaranya.
1. Quality Planning (QP)
Quality planning merupakan proses merancang standar kualitas dan strategi untuk mencapainya. Jika tidak ada quality planning, maka tidak akan ada pedoman yang jelas, yang dimana kualitas produk yang dihasilkan tidak konsisten. Dengan begitu, quality planning menjadi pondasi yang penting untuk memastikan kelancaran implementasi komponen lainnya dengan optimal.
2. Quality Improvement (QI)
Selanjutnya ada quality improvement yang berfungsi untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa yang sedang atau akan diproduksi oleh perusahaan. Proses ini berfokus kepada proses produksinya. Umumnya, quality improvement ini dilakukan secara terus-menerus selama proses produksi. Hal itu bertujuan agar proses tersebut menjadi lebih optimal dan produk yang dihasilkan dapat berkualitas baik.
3. Quality Control (QC)
Quality control adalah kegiatan pemantauan dan monitor terhadap proses produksi dengan tujuan menjaga kualitas produk sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan. Perbedaannya quality control dan quality improvement adalah QC cenderung berfokus kepada pengawasan jalannya proses produksi serta produk yang dihasilkan, tanpa mencampuri tahapan proses produksi itu sendiri.
4. Quality Assurance (QA)
Terakhir ada quality assurance yang merupakan tahapan untuk memastikan bahwa produk telah memenuhi standar yang ditetapkan sebelumnya. Tujuan lain dari proses QA adalah untuk mengurangi jumlah produk yang perlu diperbaiki saat melewati inspeksi quality control. Sehingga proses ini dapat meningkatkan efisiensi produksi dalam hal tenaga, waktu, dan biaya.
Apa Saja Tahapan Manajemen Kualitas?
Tahapan dalam manajemen kualitas melingkupi prinsip manajemen secara umum. Ada tiga prinsip manajemen yang harus diikuti, yaitu perencanaan (planning), pelaksanaan (actuating), serta pengontrolan atau evaluasi (controlling). Bagaimana penerapan ketiga prinsip tersebut dalam manajemen kualitas?
1. Perencanaan dan Strategi Mutu
Perusahaan harus membuat perencanaan dan strategi dalam manajemen mutu untuk bisa mencapai tujuan. Dalam tahap ini, perusahaan harus melakukan analisis untuk mengetahui standar kualitas yang harus dipenuhi oleh masing-masing bidang perusahaan. Perencanaan juga harus dibuat secara sistematis dan memiliki struktur tahapan pengerjaan yang tepat.
2. Implementasi Perencanaan Mutu
Rencana yang telah dibuat kemudian dikerjakan dalam proses implementasi. Perusahaan perlu memperhatikan standar pengerjaan dan pengecekan kualitas selama tahap ini agar prosesnya bisa memberikan output yang bermutu tinggi. Setiap kegiatan operasional dalam bisnis harus mampu memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuannya.
3. Evaluasi Mutu
Evaluasi diperlukan supaya perusahaan bisa merefleksi setiap keberhasilan dan kegagalan dalam kegiatan operasionalnya. Dalam tahap ini, perusahaan meninjau kembali hasil atau output dari setiap kegiatan operasional yang telah dikerjakan. Hasil tinjauan tersebut berguna sebagai review yang bisa menjadi perbaikan atau pengembangan perusahaan pada masa mendatang.
Kesuksesan perusahaan tidak hanya diukur dari angka penjualan atau keuntungan yang telah diraih. Manajemen kualitas juga menjadi faktor penting supaya perusahaan terus meningkatkan mutu segala aspek, termasuk kualitas tugas karyawan. Key Performance Indicator (KPI) menjadi indikator penting dalam menilai kualitas pekerjaan karyawan Anda.
